مدیریت منابع انسانی تخصص ویژهای است که برای رضایت کارکنان و تامین هدفهای سازمانی، برنامهریزی و کوشش میکند.
بابک سپاس مقدم
درباره من: معلم. نويسنده. پژوهشگر و شاغل
آيا تاكنون شما فرد نامناسبي را براي يك موقعيت شغلي استخدام كردهايد؟ اگر مديري همچون ديگر مديران باشيد، پاسختان «بله!» است. براي پرهيز از اين اشتباه كه موجب ميشود زمان بيهوده هدر رود چه بايد كرد؟
شايد بهترين راه اين باشد كه از همان ابتدا سعي كنيد «فرد مناسبي» را انتخاب كنيد. براي اين كار، انجام يك مصاحبه هدفدار و تنظيم شده ميتواند مفيد باشد. پس بهتر است كه براي برگزاري چنين مصاحبهاي مهيا شويد! براي اين منظور، فهرستي از نيازهاي شغلي و ويژگيهاي كار را به ترتيب اولويتبندي كنيد و پرسشهاي باز و آزادي براي پرسيدن از متقاضي كار دردست داشته باشيد. اين روش كمك ميكند تا در استخدام متقاضي اشتباه كمتري صورت پذيرد. حال بايد تصميم بگيريد كه چه سوالاتي را از متقاضي بپرسيد.
پيشنهاد ميشود، در وهله اول تعيين كنيد كه شغل موردنظرتان، چه مهارتها و آموزشهايي نياز دارد و بدينوسيله يك شرح شغل تهيه كنيد كه در آن فهرستي از نيازهاي شغلي كه براي انجام كار در آن موقعيت شغلي لازم است گنجانده شده باشد. معمولاً درست تعيين نكردن نيازهاي شغلي يكي از دلايل اصلي شكست در انتخاب صحيح كارمند است.
وقتي كه «شرح شغل» را آماده كرديد، حال ضروري است «فرم درخواست شغل» را تهيه كنيد. اين فرم كه بهوسيله متقاضي تكميل ميشود، ميبايست در اولين باري كه او جهت مصاحبه ميآيد در اختيارش قرار گيرد. چنانچه فرم درخواست خوب طراحي شده باشد، متقاضي ناچار خواهدشد با دقت به سوالات توجه كند و پاسخهاي موردنيازتان را ارائه كند.
البته، شايد بعضي از متقاضيان قبل از مراجعه، شرح حالي (رزومه) از خود ارائه كرده باشند، ولي به نظر نميرسد كه اين شرح حال كافي باشد و چنانچه فرم درخواست خوب طراحي شده باشد، به دريافت اطلاعات موردنياز از متقاضي كمك بيشتري خواهدكرد.
بعضي از مطالبي را كه ميتوان در فرم درخواست گنجاند، بدين قرارند:
O حقوق مورد درخواست متقاضي چقدر است؟
O او در چه محلي مايل است به كار مشغول شود؟
O تجربيات و سابقه شغلي وي در چيست؟
O چند سال سابقه كار دارد؟
O در چه محلهايي قبلاً كار كرده است؟
O دلايل ترك شغلهاي قبلي و فعلياش چيست؟
اين قبيل سوالات، پيش از ورود متقاضي به جلسه مصاحبه، اطلاعاتي دراختيار شما ميگذارد كه بهوسيله آنها ميتوانيد سير جلسه را به درستي هدايت كنيد.
ذيلاً، فهرستي از «ده سوال كليدي براي زماني كه با يك متقاضي مصاحبه ميكنيد» ارائه گرديده است. قبل از مصاحبه ميتوانيد اين فهرست را اصلاح يا سوالات ديگري به آن اضافه كنيد و سعي كنيد مطمئن شويد كه همه سوالها اعم از شفاهي يا كتبي شما را در انجام يك مصاحبه موفق كمك ميكند. در طول مصاحبه، استفاده از يادداشتبرداري بسيار لازم است، چون حتي بسياري از مصاحبهكنندگان باتجربه هم محتملاً نميتوانند همه اطلاعات مطرح شده توسط متقاضي را به خاطر آورند و چون اطلاعات هم در طول مصاحبه و هم بعداز آن به شما كمك ميكنند تا واكنش مناسب نشان دهيد، لذا يادداشتبرداري را يكي از اجزاي اصلي مصاحبه بدانيد. بايد از پرسش سوالات نامناسب اجتناب كنيد و مطمئن شويد كه همه سوالها اطلاعات لازم را براي شما گرد خواهدآورد. چقدر خوب است كه قبل از انجام مصاحبه، فرم درخواست كار و سوالات موردنظرتان را با وكيلي كه از قوانين كار مطلع است درميان بگذاريد تا مغايرتي با قوانين نداشته باشند.
در شروع مصاحبه، بد نيست به متقاضي بگوييد كه پاسخهاي او را با پاسخهاي مراجعي كه او معرفي كرده است، مقايسه خواهيد كرد و بايد وي شايستگي خود را براي احراز شغل به اثبات برساند.
سعي كنيد درحين مصاحبه، شرايط راحتي براي متقاضي فراهم سازيد، چون تجربه نشان داده است، افرادي كه داوطلب استخدام هستند درحالت راحت بودن، اطلاعات بيشتري ارائه ميكنند. چنانچه نياز باشد ميزان تحمل يك متقاضي در تحت شرايط فشار سنجيده شود، بهتر است اين كار به پايان جلسه و يا يك جلسه ديگر موكول گردد. شما اكنون براي شروع مصاحبه و پرسش سوالات آماده هستيد. پرسشهاي شماره 1 و 2 در زمينه مسئوليتهاي شغلي است. پاسخهايي كه به اين سوالات داده ميشوند، كمك خواهندكرد تا متوجه شويد وي چه كاري را خوب انجام ميداده است.
سوال اول: سه وظيفه اصلي در شغل فعلي (گذشته)تان چيستند؟ از كدام مسئوليت بيشتر از همه لذت ميبريد (بردهايد)؟ چرا؟
- اين سوال براي هريك از شغلهايي پرسيده ميشود كه متقاضي قبلاً داشته است. مسئوليتهايي كه متقاضي از آنها لذت برده است، احتمالاً آنهايي خواهند بود كه وي بهدرستي و بهخوبي انجام ميداده است.
وقتي جواب اين پرسش را دريافت كرديد، ميتوانيد با استفاده از جمله «چرا از آن لذت بردهايد؟» به دلايل متقاضي بيشتر پي ببريد و بدينترتيب مشخص سازيد كه متقاضي از چه نوع كاري خوشش ميآيد و دوست دارد آن را انجام دهد.
سه وظيفه اصلي كه از آنها كمتر لذت ميبردهايد، كدامند؟ چرا؟
- اين پرسش نيز براي هريك از شغلهايي پرسيده ميشود كه متقاضي قبلاً داشته است. وظايفي كه وي از آنها كمتر لذت ميبرده است، ممكن است آنهايي باشند كه وي خوب انجام نميداده است. شما ميتوانيد پاسخ اين پرسش را با كلمه «چرا؟» ادامه دهيد، بخصوص اگر كارهايي كه او از آنها لذت نبرده است، وظايفي باشند كه براي شغل موردنظرتان لازم باشند. در اين صورت متقاضي براي آن كار، مناسب نخواهد بود.
پرسشهاي سوم و چهارم به سبك مديريت تعلق دارند. پاسخهاي اين پرسشها كمك خواهندكرد تا ويژگيهاي شخصيتهايي كه متقاضي تمايل دارد (يا تمايل ندارد) با آنها كار كند را بشناسيد.
سبك مديريت سرپرست فعلي شما چگونه است؟ آيا اين سبك مديريت را دوست داريد؟ چرا بله يا چرا نه؟
- اين سوال براي هر شغل ميتواند پرسيده شود. پاسخ به اين سوال، ميتواند به سوال شماره 4 بپيوندد كه اطلاعاتي درخصوص سبك مديريت ترجيحي متقاضي ارائه ميكند.
اگر شما مدير باشيد، سبك مديريتتان چگونه خواهدبود؟
- در پاسخ به اين سوال، عده زيادي به سبك مديريتي اشاره خواهند كرد كه همسان خودشان است. اگر اطلاعاتي كه درخصوص سبك مديريت متقاضي بهدست ميآوريد از سبك مديريت شما يا فرهنگ شركتتان متفاوت باشد، ممكن است اين شخص براي استخدام مناسب نباشد.
شما در گذشته به صورت تيمي كار ميكردهايد يا مستقل؟ كداميك را ترجيح ميدهيد؟ چرا؟
- پرسشهاي 5 و 6 كمك ميكنند تا بهترين حالت كاري كه براي متقاضي مناسب است شناسايي گردد.
اگرچه كار تيمي براي بسياري از سازمانها از ارزش فوقالعادهاي برخوردار است، اما چنانچه دريافتيد كه متقاضي، فردي مستقل و خودگردان است، چه بسا اين بهترين كسي باشد كه براي شغل موردنظرتان ميتواند مورداستفاده قرار گيرد.
در كار فعليتان، چند ساعت در روز كار ميكنيد؟ درخصوص اين مدت زمان، چه احساسي داريد؟
- پاسخ به اين سوال، اطلاعاتي به شما خواهد داد كه نشان ميدهند متقاضي درچه ساعاتي از روز تمايل دارد كار كند. فرضاً اگر شغل پيشنهاديتان نياز به اضافه كار داشته باشد، آيا وي حاضر است در ساعات اضافه بر زمان رسمي هم كار كند. اگر متقاضي به اين كار تمايل نداشت، اين نشان ميدهد كه او فرد مناسبي براي شغل موردنظرتان نيست.
پرسشهاي شماره 7 و 8 ميزان توانايي فكري و عملي فرد و ميل او براي رشد را نشان ميدهد و بدينوسيله درخواهيد يافت كه آيا او قادر به
چالش در كار هست يا خير؟
سه نمونه از قويترين ظرفيتهاي كاري را كه فكر ميكنيد دارا هستيد، بگوييد و توضيح دهيد كه چطور قادريد تا اين تواناييها را در كارتان مورداستفاده قرار دهيد.
- پاسخ اين سوال، درخصوص مهارتهايي كه فرد متقاضي دارد، اطلاعات ارائه ميكند. بايد هوشيار باشيد كه ببينيد كدام يك از اين مهارتها براي كار موردنظرتان ميتواند مورداستفاده قرار گيرد. در بهكاربردن اين سوال، ميبايست بهدنبال پاسخهايي باشيد كه مهارتهاي نرمافزاري و سختافزاري متقاضي را برملا ميكنند. البته ميتوانيد قابل اعتمادبودن، خبرهبودن، مشتريگرايي و غيره را از خلال پاسخهاي به اين سوال بهدست آوريد.
كدام مهارت ها و دانش ها را دوست داريد براي انجام كارتان، پرورش دهيد. سه نمونه از مهمترين آنها را ذكر كنيد.
- پاسخ اين پرسش ميتواند نشان دهد كه متقاضي به كدام جنبه از شخصيت وجودي و همچنين مهارتهاي شغلياش بها ميدهد كه تمايل دارد آنها را رشد دهد. با اين شناخت ميتوانيد دريابيد كه آيا اهداف رشد او با شايستگي شغلي موردنظرتان مرتبط هستند يا خير؟
پرسش شماره 9 به انگيزش توجه دارد و نشان ميدهد كه متقاضي به چه وسيله از انگيزش بيشتري برخوردار ميشود. با پول، امنيت شغلي و يا يك محيط كاري كه در آن احساس راحتي كند.
چرا قصد داريد كار فعليتان (كار قبليتان) را ترك كنيد؟
- اين پرسش براي هر تعداد كاري كه متقاضي قبلاً داشته است و آن را در فرم درخواست يا شرح حال (رزومه) خود نام برده است، ميتواند مورداستفاده قرار گيرد. در اين بخش، پرسش شماره 10 را مطرح ميكنيد، پاسخ به اين پرسش ميتواند عصاره تمام پاسخهايي باشد كه تاكنون از متقاضي دريافت كردهايد.
از تمام مشاغلي كه تاكنون دارا بودهايد، كدام يك را بيشتر از همه دوست داشتهايد؟ چرا؟
- پاسخ به اين پرسش، بهطور خلاصه خواهد گفت كه متقاضي از يك كار چه انتظاراتي دارد. پاسخهايي كه ازطريق اين ده پرسش بهدست آوردهايد، ميتواند از طريق مراجعي كه او قبلاً در فرم درخواست يا شرح حال، معرفي كرده، مورد تحقيق قرار گيرند و سرانجام تصميم بگيريد كه اين متقاضي را استخدام بكنيد يا نه.
منبع: اينترنت مترجم: سيدحبيبالله شاهركني